Как написать акт сверки образец. Акт сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно. Кто заполняет и подписывает акт

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

• возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
• необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
• работа с дорогостоящими изделиями;
• проведение инвентаризации по части расчетов;
• необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

• Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
• В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
• Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Акт сверки взаимных расчетов не является обязательным документам, впрочем, как и сверка не является обязательной процедурой. Проводится она по инициативе сторон. Данный документ не принадлежит к , поэтому законодательно его форма не регламентируется.

Сверка расчетов и составление соответствующего акта проводится для того, чтобы определить, имеется ли задолженность одного контрагента перед другим и какова ее сумма. Период проведения сверки определяется в произвольном порядке, обычно – с момента, когда проводилась последняя сверка.

Стороны сделки имеют право отказаться от проведения сверки и повлиять на это решение не сможет даже судебная инстанция, поскольку нет соответствующих законодательных норм, которые бы позволяли это сделать. Чтобы избежать конфликтной ситуации в этом случае, руководству компании, которая заинтересована в подобной процедуре, следует прописать соответствующий пункт в типовом договоре.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое

Акт сверки взаимных расчетов – документ, отражающий состояние расчетов за конкретный промежуток времени между контрагентами. Закон не обязует составлять данную бумагу, однако опыт показывает, что делать это лучше регулярно. Сверка избавит от возможных ошибок в налоговом и бухгалтерском учете.

При помощи данного документа можно проверить, правильно ли отражены все хозяйственные операции при ведении бухучета с конкретным контрагентом, и не пропущены ли какие-то платежи или отгрузки. Кроме этого акт позволяет обнаружить «задвоеное» выполнение обязательств. Эта бумага может использоваться как доказательство в суде, которое подтвердит наличие невыполненных обязательств.

Еще одна функция акта сверки – по истечении термина исковой давности он служит основанием для списания имеющейся задолженности. Отсчет этого срока начинается с того момента, как подписан акт.

Составление данного документа будет обязательным, когда речь идет про взаимозачет между сторонами сделки. Это актуально в том случае, когда компании заключили два и более договоров, по которым имеются обоюдные задолженности. В такой ситуации проще подписать соглашение про взаимозачет задолженностей по таким контрактам. Для уточнения суммы долгов и необходимо составить акт сверки.

Существуют определенные правила ведения бухучета в организации. Согласно ним, перед тем, как составлять годовой отчет, бухгалтера должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Самым удобным и быстрым способов инвентаризировать расчеты с контрагентами является оформление актов сверок.

Особенности подготовки бумаг

Где бесплатно скачать word образец

Акт сверки не имеет разработанного государством и законодательно утвержденного образца. Исходя из этого организации самостоятельно разрабатывают удобный для себя бланк или используют образец, который с легкостью можно найти на специализированных сайтах в Интернете.

Документ имеет форму реестра. Бланк можно найти онлайн в формате word и excel. Большинство сайтов позволяют его скачать бесплатно.

Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени. Такие данные вносятся в акт в виде таблицы, которая имеет два обязательных столбца: дебет и кредит.

Пример правильного оформления онлайн

Независимо от того, составляет бухгалтер форму акта сверки самостоятельно или использует уже готовую, которую скачал из Интернета, ему следует иметь представление про информацию, которая должна содержаться в документе.

В бумаге нужно указать:

• исходящий регистрационный номер документа;
• дату, когда бумага была подписана;
• временной отрезок, за который проводится сверка;
• названия контрагентов;
• должность и фамилию особы, которая подписывает акт;
• вставить таблицу с дебетом и кредитом, данные про поставки, осуществленные расчеты и задолженность;
• сальдо на начало и конец периода сверки;
• информацию про общий оборот;
• добавить пустую таблицу, в которую контрагент может внести свои данные в случае, если имеют место расхождения в расчетах.

Акт сверки, который подписан представителями обеих организаций, является подтверждением того, что стороны согласны с изложенной в нем информацией и засвидетельствовали наличие между ними взаимоотношений определенного характера, а именно наличие долговых обязательств, которые возникли в результате отсутствия полного расчета.

Требования к заполнению документов

В 2019 году при ведении бухгалтерского учета зачастую используются специальные программные продукты. Учитывая это, не составляет большого труда выполнение различных задач, в том числе заполнение акта сверки расчетов. В связи с тем, что информация, которая необходима для составления акта, хранится в системе бухгалтерского учета, за сверку отвечает именно бухгалтерия.

Акт направляется контрагенту в двух экземплярах. Если вторая сторона не имеет возражений и согласна с данными, зафиксированными в документе, подписывается документ, полученный от партнера. Если же имеют место расхождения, в таблицу вносятся уточненные данные, которые и отправляются в качестве ответа.

Если бухгалтер, который проводит сверку, получил обратно акт с разногласиями, он должен осуществить анализ причин расхождений. Например, возможна ситуация, когда в банк было направлено , деньги были списаны со счета плательщика, но на счет получателя они так и не дошли. В такой ситуации нужно разбираться с банком и выдвигать соответствующие претензии.

Однако, разногласия между сторонами могут быть более серьезными, например, заказчик отрицает тот факт, что ему были оказаны определенные услуги.

В этом случае согласно имеющимся нормативным документам по бухучету экономический субъект имеет право отображать расчеты, исходя из своей позиции. Изменения в бухгалтерский учет могут быть внесены, если будет соответствующее решение суда, который установит истину, сделав развёрнутый анализ материалов дела.

Как его написать в 1С

Акт сверки может быть заполнен в программе 1С: Бухгалтерия. Для этого поставщику следует войти в меню «Продажа», а покупателю «Покупка».

Как правильно оформить акт:

1. Открыть раздел, имеющий название Расчеты с контрагентами.
2. Добавить новый документ – акт сверки, с этой целью нужно нажать кнопку Создать.
3. В открывшемся документе указать:
   • название контрагента, с которым проводится сверка;
   • какая валюта использовалась для расчетов;
   • реквизиты контракта про продажу или покупку.
4. Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:
   • в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
   • вторая закладка – информация про организацию-партнера;
   • третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
   • четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).
5. Документ не требует проводок. Он должен быть сохранен, а после этого распечатан.
6. Когда сверка окончена и акты подписаны обеими сторонами, на бумаге можно сделать отметку, что сверка прошла согласование. Это означает, что данные, которые внесены в документ не подлежат изменению.

Кто может подписывать бланк

При подготовке акта сверки часто возникает вопрос, кто подписывает данный документ. Эта проблема является очень актуальной, поскольку при подписании бумаги особой, не имеющей подобных полномочий, ее очень легко оспорить в суде и исключить из материалов дела.

Таким образом, документ обязательно должен быть подписан уполномоченным лицом, это может быть:

• индивидуальный предприниматель;
• руководитель компании, который действует на основании Статута: президент или директор;
• иной сотрудник, при условии, что он действует на основании доверенности, подготовленной должным образом.

Зачастую на документе должна также стоять подпись главного бухгалтера, это связано с тем, что он имеет право второй подписи, когда речь идет про документы финансового характера.

На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.

Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.

Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде

С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно. Многие судьи воспринимают его лишь как косвенное доказательство того, что одна сторона признает наличие у нее долга перед второй стороной.

Распространенной также является ситуация, когда ответчик высказывает возражение против законности подписания акта сверки, который предоставлен в качестве доказательств в суде.

Чаще всего приводится тот аргумент, что документ был подписан особой, которая не имеет соответствующих полномочий. А это означает, что требования истца незаконны, поскольку организация-ответчик не признала своего долга перед ним.

Все чаще для отклонения требований истца суды принимают аргумент отвечающей стороны о том, что акт сверки, не являясь первичным документом, не может выступать в качестве признания долга, а также документа для продления срока исковой давности.

Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:

• найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
• попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
• чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
• представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.

Сопроводительное письмо при заполнении

Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки. Выполняется оно в виде отдельного печатного документа. Наличие образца такого документа значительно облегчит жизнь бухгалтера, особенно в период квартальных или годовых отчетов.

Найдя пример подобного документа в Интернете, можно с легкостью подогнать его под себя, внеся незначительные коррективы, которые сделают его более удобным для заполнения.

У молодых специалистов может возникнуть вопрос, зачем нужно заполнять подобный документ. Все объясняется просто: существуют определенные правила деловой этики, которые в том числе касаются формы обращения и стиля переписки.

Документы, которые отправляются контрагентам, не могут быть просто запакованы и отправлены по адресу партнерам. Направление бумаг предполагает необходимость выполнения некоторых формальностей, одной из них является подготовка сопроводительного письма.

Образец письма выглядит следующим образом:

Кому: должность, название организации, ФИО, адрес

От кого: должность, название организации, ФИО, адрес

Сопроводительное письмо

Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки.

Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до _____.

Приложение:

Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров)

Должность уполномоченной особы ________

Дата и подпись ___________

Разногласия при составлении

Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки.

В чем они состоят и как их можно избежать:

• Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки. Нужно сразу отметить, что они имеют на это полное право, поскольку закон не предусматривает того, чтобы данная процедура проводилась в обязательном порядке. Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой. Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.
• В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки. Чтобы не допустить недопонимания, лучше сразу направить партнеру объяснительную записку, в которой изложить выгоду, получаемую каждой из сторон в связи с взаимозачетом невыполненных обязательств.
• Многие бережно хранят акт сверки, не обращая внимание на то, что в первичных бухгалтерских документах давно пора навести порядок, поскольку найти в них что-то порой не представляется возможным. Это является большой ошибкой, поскольку сам акт не представляет никакой ценности и не может служить в качестве доказательств в суде.
• При подписании акта сверки важно проконтролировать, чтобы со стороны контрагента его подписало лицо, имеющее соответствующие полномочия. В противном случае документ нельзя будет использовать в суде в качестве доказательств признания долговых обязательств ответчиком. И, конечно, важно следить за тем, чтобы не вышел срок исковой давности при предъявлении требований. Он составляет 3 года с момента подписания акта.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.

Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".

Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.

Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.

Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.

Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.

После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.

Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
4. После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Форма акта сверки взаиморасчетов

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.

Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.

При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.

Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.

Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.

• наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
• реквизиты договора, заключенного между сторонами;
• дату и место составления документа;
• номер документа;
• период, за который проводилась сверка;
• сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
• суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
• даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
• реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
• сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
• наличие расхождений в учетных данных сторон;
• подписи и печати сторон.

Основную часть акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, лучше всего оформить в виде таблицы, которая состоит из двух частей.

В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.

Она включает в себя четыре столбца.

В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Акт сверки взаиморасчетов - документ, отражающий состояние взаиморасчетов между сторонами за определенный период. На сегодняшний день действующим законодательством стандартная форма акта сверки взаиморасчетов не предусмотрена и может быть разработана организацией-инициатором, используя образец акта сверки взаиморасчетов. При составлении акта сверки, желательно придерживаться стандартных требований, выдвигаемых к первичной документации.

Акт сверки составляется бухгалтерией и в дальнейшем визируется печатями и подписями главного бухгалтера и руководителя. В случае, если документ будет подписан только бухгалтером документ будет носить технический характер, и не будет принят в качестве доказательства в суде. В таком случае, при проведении сверки представителями, для придания легитимной силы документам, необходимо наличие соответствующих доверенностей.

Если одна из сторон пренебрегает своими обязанностями, акт сверки взаиморасчетов может являться лишь коственным доказательством признания должником суммы или наличия долга. Однако при обращении в суд, без предъявления акта сверки, дело будет вам возвращено ввиду недостаточности требований.

Уклонение от подписания акта сверки может стать основанием для рассмотрения дела в суде, или рассматриваться, как доказательство отказа признавать долг.

Несмотря на то, что законодательство не принуждает стороны к обязательному применению актов сверки в процессе сотрудничества, не стоит недооценивать важность проведения сверок и подписания соответствующих актов. Инициатором проведения сверки, может выступать любая из сторон.

Особенно важно, чтобы был подписан акт сверки взаиморасчетов в следующих случаях:

Проведение регулярных сделок или регулярного предоставления услуг;
- предоставление отсрочки по платежам;
- высокая стоимость товаров или услуг;
- предоставление широкого ассортиментного ряда.

Используя образец заполнения, как правило, акт сверки составляется в форме реестра. Соблюдая порядок заполнения, подготавливается 2 экземпляра документа, которые направляются вашим партнерам.
После проведения инвентаризации, акты подписываются, и один вариант возвращается инициатору.

Наиболее объективна будет информация, в случае если вы проводите сверку с момента начала сотрудничества, либо с момента последнего взаимозачета.

Для удобства, проведение сверок и подписание соответствующих актов можно совместить с проведением обязательной ежегодной инвентаризации.

Кроме, того в случае, если сверки проводятся регулярно, вы можете свериться по одной, вызвавшей разногласия позиции, как например конкретный договор, артикул товара и т.д.

Поскольку, законодательство не обязывает вашего контрагента, проводить сверки по вашему требованию, в договоре изначально может быть прописана необходимость с определенной периодичностью проводить данные мероприятия. После чего должен быть подписан акт сверки взаиморасчетов.

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

• по выданным ранее авансам;
• по доходам;
• по взятым на себя обязательствам;
• по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

1. Название документа.
2. Период, за который он составлен.
3. Наименование контрагентов.
4. Основание сделки (договор, соглашение).
5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
4. Сделать пометку «Сверка согласована».
5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.